Prêt pour la bureautique avec Microsoft Office 365 ?

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Microsoft Office 365

Office 365 est la version en ligne de la célèbre suite bureautique de Microsoft. Le géant de Redmond propose 30 jours d’essai gratuits pour tester cette dernière. Alors pourquoi s’en priver ? L’ouverture d’un compte est simple, rapide et permet de découvrir les avantages de cette solution orientée « cloud ». A vous de vous faire votre propre opinion !

A disposition via un simple navigateur web et une connexion Internet, les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Lync (messagerie instantanée d’entreprise) et SharePoint ainsi que le partage de documents. Office 365 est plus qu’alléchant !

Via SharePoint, un administrateur crée un portail ou site Internet sécurisé qui permet aux collaborateurs de se connecter au système après identification. Il gère ainsi leurs droits et habilitations et autorise l’accès depuis n’importe quel endroit à leurs outils  bureautiques, leurs emails, agendas, tâches, bibliothèques et à leurs fichiers de travail voire ceux des autres !

En effet, ces mêmes fichiers de travail peuvent être partagés en toute sécurité avec les autres collaborateurs de l’entreprise. Le travail collaboratif s’en trouve ainsi grandement facilité, ce qui se traduit par des gains de temps et de productivité dues à une souplesse accrue dans les mises à jour de fichiers  et la mise à disposition des outils voire au final par des économies. Avantages dont sont aujourd’hui très friandes les entreprises.


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A l’exception d’Outlook qui  présente toutes les fonctionnalités, Office 365 propose des versions lights de Word, Excel et PowerPoint. A savoir que bon nombre de leurs fonctionnalités font défaut d’où la nécessité d’avoir un client lourd. En d’autres termes, que la version standard d’Office doit être installée sur le poste de travail afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités bureautiques. Et oui, premier petit bémol pour les entreprises qui pensaient en optant pour office 365 réduire le coût des licences Microsoft. Deuxième bémol, la suite Office 365 n’est pleinement opérationnel qu’à partir de la version 2010 d’Office d’où la nécessité de prévoir un budget en vue de migrer de version si besoin est. Troisième bémol, le fait de conserver un client lourd obligera les entreprises aux incessantes mises à jour et à leurs déploiements sur un parc de machines afin d’avoir des versions Office toujours à jour. Vous l’aurez compris Office 365 n’est pas entièrement Cloud !

Office 365 n’est pas multi-tenants contrairement à d’autres SaaS (Software As A Service) modernes, c’est-à-dire que Microsoft propose des versions des logiciels à la carte en fonction de différentes offres commerciales ! Un bien pour un mal car pour les grandes entreprises cela se révèlent vitre être un casse-tête pour connaitre le coût exact de l’aventure Office 365. D’autres concurrents notamment Google avec son offre Google Apps n’a qu’une seule offre avec un seul tarif par utilisateur qui bénéficie d’office (le jeu de mots n’est pas terrible, je vous l’accorde) de la version complète des applications.

Pour ce qui est de la mobilité, la déception pointe car il faut savoir qu’Office 365 utilise les technologies ActiveX  et SilverLight, toutes les deux propriétaires. De fait, le plein accès à Office 365 est restreint depuis d’autres systèmes que Windows Mobile qui force est de constater n’est pas le plus répandu,  loin de là sur les smartphones et autres tablettes. Le problème se pose également depuis d’autres navigateurs qu’Internet Explorer (Chrome, Opéra, Safari…). Ces choix technologiques sont assez déroutants pour la suite Office 365 de la part de Microsoft  dans la mesure où la mobilité est un enjeu majeur de ces prochaines années. Que dis-je, la bataille a déjà commencé depuis bien longtemps !

Tout ceci donne lieu à une foire d’empoigne  sur Internet entre les utilisateurs d’Office 365 et leurs détracteurs qui utilisent entre autres Google Apps. La lecture de cet article vous en donnera un petit aperçu comparatif entre les deux solutions avec un parti pris affiché pour Google Apps.

Quelques vidéos de formation sur Office 365.

En conclusion :

Avant d’opter pour l’une ou l’autre des solutions, il convient d’y réfléchir à deux fois. Au-delà, des coûts financiers il faut évaluer les réels besoins et attentes des utilisateurs et la conduite du changement induite par ces nouvelles façons de travailler ainsi que  les formations qui sont susceptibles d’en découler.

Pour ma part, je pense que Microsoft à encore de beaux jours devant lui avec sa suite bureautique Office qui est aujourd’hui sans conteste la plus aboutie et la plus performante. Leader incontestable sur ce segment du marché informatique, Microsoft demeure de ce fait, arrogant et prétentieux auprès de ses clients mais la concurrence frontale de Google Apps n’est pas à prendre à la légère même si nombreux sont ceux qui prétendent que les applications de cette dernière n’arrive pas la cheville d’Office.

Après avoir raté le coche avec le Web 2.0, les moteurs de recherche, les réseaux sociaux,  la téléphonie et autres supports mobiles, Microsoft a-t-il retenu les erreurs passées ? Rien n’est moins sûr ! La suite bureautique Office est la vache à lait de Microsoft mais à force de « racketter » ses clients comme il le fait avec ses incessantes mises à jour  et packages payants et de proposer des solutions qui restent propriétaires, Microsoft s’enferme dans une logique économique obsolète qui n’a pu lieu d’être aujourd’hui. La Net économie est passée par là ! Chose que Google et consœurs ont compris et exploitent depuis bien longtemps ainsi que les utilisateurs et clients qui, in fine en sortent gagnants. Encore quelques années et les cartes ne manqueront pas d’être redistribuées si Microsoft ne change pas radicalement sa stratégie commerciale et sa vision du business.

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